Student Leadership Meeting Topics

This webpage lists the topic of the student leadership meeting with the Associate Dean, Undergraduate Medical Education (UGME).

Disclaimer

The following topics in this section were discussed during the bi-monthly student leadership meetings with the Associate Dean of UGME of Montréal Campus. These topics brought up by your student leaders were discussed, and subsequent communication may have been arranged to be diffused during class town halls, the Info-MDCM, or may have been redirected to the responsibility and scope of other sub-committees in the organizational structure.

Questions?

Feel free to contact your class council and representatives on the student leadership meetings as listed on the MSS EdCom website.

    Campus Montréal

    May 26th, 2025

    Med 1• Class should receive their White coat soon
    • 2nd floor room are to be clean with night team, but exceptionally evening team can lock it (if night team is sick)
    • Visa request and letter for families to access the White Coat ceremony, if questions contact Dr Mondou
    • Numbers of tickets allowed per student for the White Coat ceremony
    • Discussing with Donator if possibility of adding microwaves
    • Several questions from students regarding up-coming OSCEs, suggested to reaching out to course admin 
    Med 2• IMG students missing some information regarding surgical electives 
    • Possibility of having electives availability for all specialties
    • LoA Clerckship surgery: full course = 6-8 weeks (includes selectives)
    • Gatineau/Hull rural rotation not available anymore, now considered urban 
    • French level proficiency in rural rotation
    • Clarification regarding types of Conflict of Interest for rotation placement 
    Med 3• Bilingual information session 
    Med 4• Convocation is tomorrow! Congratulations!
    MD-PhD• Summary Research bursary concerns, need to direct questions to the MD-PhD admin
    Other• N/A

    May 5th, 2025

    Med 1• Deadline for Osler meetings
    • Access to study space, small group rooms
    Med 2• Home elective portal opening on Wednesday, May 7th
    • Student joining a cohort are added in the cohort list for email
    Med 3• Bill 83 update and consequences on residency
    • LoA approval being forwarded to multiple people with type of LoA includes, discussing if any policies regarding confidentiality. The new platform will permit student to send it directly
    Med 4• N/A
    MD-PhD• N/A
    Other• New Absences & Policies platform will be available soon! 
    • Away electives (via AFMC): Students are not permitted to contact site coordinators directly.
    •  Home electives: Students are allowed to reach out to site coordinators.
    • Student SPC representative follow-up 

    April 14th, 2025

    Med 1• If any issues persist from cleaning services at McIntyre, student should provide the exact date and time 
    Med 2• Electives information session on April 30th
    Med 3• AFMC portal vs McGill schedule for med 4 electives
    • Advocacy done by faculty to allow more 3 weeks electives at McGill to provide more flexibility when applying for away electives
    Med 4• N/A
    MD-PhD• N/A
    Other• OMLA and student living difficult situations (accommodations, communication…)
    • Discussion on possible resources projects to improve communication and access to resources offered by OMLA
    • No current partnership for facilitation of international electives 
    • Annex rules: Annex belongs to McGill university (not the Faculty of Medicine), MSS is not a tenant of the Annex and has exclusive access. Also considerate as a private space, therefore, not available for booking.

    March 10th, 2025

    Med 1• Access to PowerPoints before start of the lecture 
    • Attendance for PoCUS session limited due to last minute changes in schedule
    • Availability of small group room at McIntyre
    • Block E grades release date 
    • Shadowing process at MUHC 
    Med 2• TCP scheduling improvements
    • Clerkship streams and sites released 
    • Electives session later this spring for Med-2
    • Attendance recording in DIM 
    Med 3• AFMC portal update 
    • Cancellation of electives
    Med 4• PIAT debate: many students absents but QR code were signed
    • CaRMS preliminary data not yet available, waiting for 2nd iteration
    • Attendance requirements for TTR
    MD-PhD• Introductory meeting with new program director 
    Other• Congratulation to the Med-4!! 

    February 10th, 2025

    Med 1• White coat receival
    Med 2• Special elective planning 
    • SAA accommodation
    • Language used in clinical setting
    • Family medicine rural elective  
    Med 3• MSPR deadline 
    Med 4• Dean lunch
    • Graduation process and graduation timeline
    • CaRMS support for match
    MD-PhD• N/A
    Other• Room booking for extracurricular activities
    • Funding to update McIntyre space (student lounge, clinical practice space, furniture)

    January 15th, 2025

    Med 1• OneDrive McGill Storage 
    • White Coat reception
    • LFME travelling concern
    Med 2• Low rate of vote for UGME teaching awards for the class
    • MUHC card process and access
    Med 3• Questions regarding future changes to electives (conflict btw McGill and AFMC schedule)
    Med 4• CaRMS interviews coming soon 
    MD-PhD• N/A
    Other• Presence of Class president on March 26th for the UGME teaching awards
    • Discussion surrounding the new format of nomination for teaching awards

    December 16th, 2024

    Med 1• Microwaves update in McIntyre building.
    • General feedback form sent to students to voice their opinion on the firsts block of FMD. Students rated most of the block at 4/5. However, students have mixed feelings regarding RF course when having previous research background. Faculty will be sending the MEE survey around February to collect feedback from students from all academic year. 
    Med 2• During RAC students observed discrepancies between tutor and teaching received. 
    • Cohort haven’t received information regarding the ministry email accounts email from MUHC.
    Med 3• N/A
    Med 4• Faculty provide one free practice test for students for LMCC and highly recommend doing it as it increases chance of passing. Information will be shared beginning of January in info-MDCM. 
    MD-PhD• Returning MD-PhD students found it beneficial to be able to participate in RAC.
    Other• For more information regarding bill 83: refer to government website and news. Faculty don’t have more information for the moment. 
    • Results of accreditation will be received around February.

    December 2nd, 2024

    Med 1•Availabilities of small group rooms at McIntyre 
    • F/u on number of draft sheet available during exams
    Med 2• Discussion on improving course attendance
    Med 3• Use of downtime in clerkship
    • Resources available on MyCourses
    • Electives and absence of leave policies
    Med 4• N/A
    MD-PhD• N/A
    Other• Loss of Dr Fuks

    November 18th, 2024

    Med 1• Access and availabilities to McIntyre will be shared in next Info-MDCM  
    • Microwaves at McIntyre donation contact person
    • Access to blank sheet during examination
    Med 2• MUHC self-registration process contact person information 
    Med 3• N/A
    Med 4• Assessment modalities and timeline for PIAT and TTR
    MD-PhD• N/A
    Other• CFMS National Day of Action 
    • SPC student selection f/u
    • SAPPHA chair update

    November 4th, 2024

    Med 1• McGill cards give access 24h to McIntyre, but classes, small group room close after 9PM
    • Issues addressed during recent Town Hall 
    Med 2• TCP: clarification of student representatives
    • CHAP timeline and student feedback 
    Med 3• Issues addressed during recent Town Hall (clinical failure vs administrative failure)
    • MSPR clarifications 
    • log expectations
    • Encourage students to use resources on MyCourses 
    Med 4• N/A
    MD-PhD• Tutors were found for RAC and returning MD-PhD students have been contacted
    Other• Need for tutors for SAA 
    • Clock in Martin and Strathcona

    October 21st, 2024

    Med 1• McIntyre locker use and availability
    • Room availability for study group at McIntyre
    Med 2• Observership update at MUHC
    • TCP streams are out
    • Rural medicine clerkship rotation information in Med-2
    Med 3• Recommendations on best contact person for lecture/lecturer complaints
    • DSQ key updates
    Med 4• No issues reported for MSPR
    • f/u with Dr Mondou if difficulties with CARMS translation
    MD-PhD• N/A
    Other• VP External Canada : CARMS tendering process
    • Student Promotions Subcommittee student representatives 
    • White Coat Ceremony feedback

    September 23rd, 2024

    Med 1• N/A
    Med 2• Hand hygiene module improvement for future years
    Med 3• DSQ key
    Med 4• Deadline for MSPR
    • MSPR translation done by McGill and original used if already in the language needed
    MD-PhD• RAC : no spot available
    Other• Next SL cancelled (October 7th)
    • CFMS AGM in Moncton September 20th to 21st
    • Observership at MUHC will be simplified for McGill medical students

    September 9th, 2024

    Med 1• N/A
    Med 2• Human Behaviour recordings 
    • White coat tickets pilot project update and implementation for future years
    • Hand hygiene module connecting issues
    • Block J midterm update
    • Recordings and IT in M1-Strathacona
    • Bullying complain and resources available
    • Town Hall dates
    Med 3• N/A
    Med 4• Geriatric course requirements
    • MSPR (especially for electives) in context of deadline 
    • CaRMS session attendance
    • Town Hall reminder to send to class
    MD-PhD• RAC f/u
    • Grades for yearlong courses when taking LOA to complete PhD course
    Other• Students needing to vote for Federal election on Monday need to let UGME + clinical site ASAP

    August 19th, 2024

    Med 1• N/A
    Med 2• Hand-hygiene module log-in information
    Med 3• DSQ key reception
    Med 4• Discipline exam
    Other• Follow up regarding MD/PhD students returning to TCP in January 2025
    • Absences and leaves policy clarification and ressources available
    • Unreviewed research project in Murmur

    June 17th, 2024

    Med 1• Introductions to new SL members for next year
    Med 2• Med-3 course registration follow-up
    • AFE for student who did Med-P
    Med 3• One45 schedule missing for Geriatrics block
    • Next progress test is remote, discipline exam is not
    Med 4• N/A
    Other• Follow up regarding MD/PhD students returning to TCP in January 2025
    • OOP tuition confirmation for a special case
    • Absences and leaves policy follow-up

    June 3rd, 2024

    Med 1• N/A
    Med 2• Course registration issues
    • Progress test failure implications
    Med 3• OSCE alphabetical order scheduling
    • Booked vacations during an OSCE
    • Start and end time limits during surgery services
    • Deferral of discipline exams in the case of vacation/visiting electives
    Med 4• N/A
    Other• SL meeting schedule for 2024/2025 school year
    • RAC for returning MD/PhD students
    • Winter registration confirmation for returning MD/PhD students
    • Review of absence/leaves policy

    May 6th, 2024

    Med 1• Town hall conflict
    Med 2• N/A
    Med 3• N/A
    Med 4• N/A
    Other• MSPR submission timeline for CaRMS
    • Motion for professional sports medium/long term leave
    • Follow-up regarding OOP students
    • Returning MD-PhDs and RAC
    • Law library off-hours exception for medical students
    • Monthly goals for wellness on InfoMDCM for all years
    • Software app for practicing clinical interviewing skills

    April 22nd, 2024

    Med 1• Mandatory Med-2 activities post-summer break?
    Med 2• Attendance for mandatory TCP sessions
    • TCP workload policy for weekends
    • Class of 2026 convocation dates
    • Absences during clerkship
    • White coat ceremony date
    Med 3• MSPR deadlines
    • Does MSPR distinguish between core rotations and electives?
    Med 4• AFMC survey
    • Graduation prizes
    • Dean’s luncheon invitees/attendance
    Other• Completion of McIntyre 3rd floor study space renovations
    • Healthcare appointment absence overuse
    • Tuition for OOP MD/PhD students

    April 8th, 2024

    Med 1• White Coat Ceremony
    Med 2• N/A
    Med 3• LOA – approval needed for requests
    • Progress test
    Med 4• LMCC review
    • AFMC survey
    Other• Flex Day definitions
    • Out of province tuition

    March 11th, 2024

    Med 1• Block E content organization
    Med 2• New leaders for Block I and FMD
    • Clerkship stream release timeline
    Med 3• N/A
    Med 4• N/A
    Other• Class of 2028 curriculum changes
    • CFMS conference in Vancouver
    • Student engagement for MSS involvement
    • Info-MDCM feedback
    • Submit flex days for accreditation visits

    February 26th, 2024

    Med 1• N/A
    Med 2• N/A
    Med 3• Electives portal for Med-3s
    • DSQ keys
    Med 4• TTR schedule
    • MEE survey/AFMC graduation questionnaire
    Other• Info-MDCM accreditation announcement
    • Accreditation visit student recruitment
    • Absence portal focus groups
    • Research Fundamentals feedback

    January 29th, 2024

    Med 1• 3rd floor renovations affecting availability of study space
    Med 2• Research involving medical students
    • Submitting leave of absences for CACMS visit
    Med 3• LMCC scheduling
    • OSCE deferral
    • Student evaluations of staff
    • Follow-up for CAFs post-electives
    • DSQ keys
    • 2nd recall day start time
    Med 4• Swapping PIAT selectives
    • Delays in course schedules
    • Question banks for LMCC prep
    Other• Parental leave
    • OneDrive storage reduction
    • OOP tuition follow-up

    Campus Outaouais

    29 Septembre 2025

    Dre.Koch• À la retrouvaille d’un(e) élève en Med 1 pour l\’agrément (avec Alex-Wellness VP) 
    • Support pour med 3-4 offert avec des town halls dans les prochaines semaines.. 
    Med 1• N/A
    Med 2• Grève/Cérémonie des sarraux blanc
    Med 3 • Questions sur la grève et période de vacances.
    Med 4• N/A
    Wellness• Rencontre Wellness avec nouveaux reps, anciens VP prévue d’ici 1-2 semaines
    Med Ed• Discussion concernant les inquiétudes avec la semaine de endocrinologie (academic monitoring pour échec entre autre). 
    • Sujet abordé sur les reprises pour la cohorte 2029– possibilité d’avoir des reprises par trimestre ou 2x par année au lieu de 1x à la fin. En discussion au ART avec les autres universités aussi.
    Autre• Planification est débutée pour les événements inter-campus et inter-universités pour Halloween, Internos, et Medgames.

    25 Août 2025

    Dre.Koch • Pour tous les projets de recherche (Outaouais ou autre), doivent être déclarés à la DERUR (outil de jumelage). 
    Med 1• N/A
    Med 2• Débarrer et accéder aux amphithéâtre avant les examens. 
    Med 3 • Problèmes d’horaire pour externat.
    Med 4• N/A
    Wellness• N/A
    Med Ed• Avec VP External, présence à la conférence CFMS en Septembre. 
    Autre• FROSH a bien été. Bon nombre de participation. 
    • Souper FMEQ va être organisé pour les med 1.

    26 Mai 2025

    Med 1• Préférence pour déplacer le bloc H à un autre temps de l’année (et non mai-juin).
    Med 2• Difficultés où certains médecins ne sont pas au courant de la présence des étudiants en stage d’observation TPC.
    Med 3• N/A
    Med 4• N/A
    Wellness• Organisation d’activité bien-être au parc Oméga.
    Med Ed• Rencontre avec les professeurs responsable pour l’intégration potentielle de l’outil du patient AI dans l’apprentissage des étudiants.
    Autre• Journée de plage et soirées impliquant toutes les cohortes du campus à venir.
    • Rappel sur l’étendue des responsabilités de l’équipe administrative du campus.

    28 Avril 2025

    Med 1• Discussion sur les options limitées pour les élèves de McGill de prendre des rendez-vous avec le médecin de famille de l’UQO.
    Med 2• Un problème est survenu lors de l’examen de médecine de famille, mais la situation a été bien gérée.
    Med 3• N/A
    Med 4• N/A
    Wellness• N/A
    Med Ed• Révision prochaine de la politique des absences. Discussion sur le problème du décalage d’horaire entre les away électives de l’AFMC et les périodes de rotation de McGill.
    Autre• Discussion sur les méthodes variées pour mieux communiquer les messages de la faculté aux cohortes.

    31 Mars 2025

    Med 1• Clarifications sur les procédures de changement de date lors des sessions ELMF.
    Med 2• Discussion des défis d’organisation de l’horaire de TCP.
    Med 3• N/A
    Med 4• N/A
    Wellness• Présentation du rapport sur les résultats des sondage et les recommendations pour le bien-être au campus.
    Med Ed•  Discussion de nouvelles ressources d’études pour les étudiants, et la pertinence des sessions de débreffage d’étude.
    Autre• Discussion sur le remplacement du sarrau blanc dans le futur par des scrubs brodés. Sondage à venir.
    • Discussion sur les problèmes du manque de communication sur les cours annulés.
    • Casiers des étudiants vidés sans préavis.
    • Activité de cabane à sucre à venir, avec une grande participation étudiante.

    24 Février 2025

    Med 1• Questions sur l’horaire des ELMF et clarification des dates d’examen (remedial and deferral).
    Med 2• Difficultés causés par les annulations de cours en TPC médecine interne.
    •Problèmes remarqués où des médecins se font assigner trop d’étudiants. Variation des opinions sur l’utilisation des messages textes pour communiquer entre médecins et étudiants.
    Med 3• N/A
    Med 4• N/A
    Wellness• N/A
    Med Ed• Suivi sur la politique de langue pour les évaluations au deux campus en médecine.
    Autre• Pour les stages d’observation, les approbations du médecin et de la DERUR sont requises.

    27 Janvier 2025

    Med 1• Le bloc qui vient de finir s’est bien passé. Moins de défis techniques au niveau des enregistrements.
    Med 2• Discussion sur la possibilité de choix de stage en TPC. Il y a eu des suggestions d’améliioration sur l’activité de simulation MSK.
    Med 3• N/A
    Med 4• Les Med-4s sont occupés avec leurs entrevues CaRMS.
    Wellness• Beaucoup de gens ont répondu au sondage de bien-être. Les résultats sont en train de se faire analyser.
    Med Ed• Discusison sur possiblité de trouver des ressources financiers pour soutenir un agrandissement de MAPS.
    Autre• Discussion sur la possibilité de demi-journées de congés de maladie, et des stages ruraux disponibles pour les étudiants au CO.  Explication que la politique sur les congés de maladie a été changé en juillet 2024 pour seulement permettre les jours complets suite à des discussions entre la direction et les étudiants. • Question sur si les étudiants en TPC ont trop d’heures de travail en hôpital/clinique, mais pas de plaintes.

    2 Décembre 2024

    Med 1• Difficultés avec l’horaire des cours du bloc C rapportés à la faculté, une discussion et des solutions sont en cours.
    Med 2• Tout le monde est content d’avoir complété FFMMD, les notes sont sorties aujourd’hui.
    Med 3• Les étudiants ont commencé à recevoir leurs remboursements pour certains électifs de Montréal.
    Med 4• Les applications CaRMS viennent d’être soumises, les étudiants sont moins occupés et stressés.
    Wellness• Projet de sondage de bien-être au campus Outaouais qui sera étendu au campus de Montréal.
    Med Ed• “Match tender” mis sur pause pour l’instant.
    Other• Projet vidéo en collaboration avec le département de chirurgie du CISSSO qui explique ce qui est attendu d’un étudiant de M1-M4 aux chirurgiens.

    28 Octobre 2024

    Med 1• Inquiétudes concernant différences entre les cours donnés à Montréal vs. Gatineau, et de ce qui apparaît à l’examen pour chaque.
    • Demande de mise à jours pour les dates de rappels de l’Info-MDCM.
    Med 2• Péparations d’activités sociales pour l’Halloween.
    • Tout le monde a reçu leurs choix d’options TPC.
    Med 3•N/A
    Med 4•N/A
    Wellness• De nouvelles installations (chaises, sofas), ont été reçues au campus.
    Med Ed• Enjeu de l’AMC qui essaye de “tender the match” (applications aux programmes de résidences médciales).
    Other• N/A

    30 Septembre 2024

    Med 1• Défi: le matériel des cours ne sont pas mis à jour ou mis à temps sur MyCourses, ce qui est inconvénient pour les étudiants.
    • Une vérification sera faite auprès des administrateurs et de l’équipe MyCourses à ce sujet.
    Med 2• Un message sera envoyé à l’organisateur de TPC pour connaître la date à laquelle nous recevrons nos placements.
    Med 3• Les lettres de support des étudiants pour les professeurs nominés pour des prix ont été envoyés.
    Med 4• Les étudiant(e)s se préparent pour CaRMS. L’inscription au LMCC peut être réservé après l’application des CaRMS.
    Wellness• Il y a des services SSMU que les étudiants de CO payent pour sans autant pouvoir en profiter des ces services. Les responsables seront contactés et nous trouverons une solution.
    Med Ed• Le recrutement pour EdCom est terminé, les candidats seront contactés. Le projet MAPS se déroule bien.
    Other• La journée de recherche au CO se tiendra. Les étudiant(e)s ayant fait la bourse de recherche d’été sont encouragé(e)s à y participer.

    26 Août 2024

    Med 1• N/A
    Med 2• Déplacement de l’examen de mi-session à cause d’erreur administrative et conflit avec fête religieuse.
    • Présence des étudiants aux événements sociaux en diminution.
    Med 3•N/A
    Med 4•N/A
    Wellness• Ouverture des pages Instagram et Facebook résumant les points important des modules et des activités de bien-être.
    • Travail sur des moyens de rendre les ressources de santé mentale et de bien-être plus accessible aux étudiants du CO.
    • Travail sur les espaces étudiants.
    Med Ed• Recrutement automne 2024 en cours pour les positions ouvertes du comité d’éducation médical.
    Other• Nouvelles politiques de présence: les élèves ne peuvent manquer plus de 20% de leurs cours obligatoires, les assemblées générales et les rétroactions de fin de bloc son maintenant obligatoires.

    29 Avril 2024

    Med 1• Powerpoints on MyCourses
    • Absentéisme
    • Séances interactives
    Med 2• Cours sur Zoom
    • Problèmes d’horaire
    • Activité planifiée en fin de semaine
    Med 3N/A
    Med 4N/A
    Wellness• Directeur des affaires étudiantes a été choisi
    Med Ed• OneDrive storage
    • Portail d\’absences
    OtherN/A

    26 Février 2024

    Med 1• Examens du bloc E
    • Communication avec les directeurs du bloc
    Med 2• Augmentation de l’exposition en neurologie
    Med 3• Portail pour les stages à option à McGill
    Med 4N/A
    Wellness• Accès aux auditoriums du campus pour l’étude
    Med Ed• Suivi sur stockage OneDrive
    Other• Visite d’agrément en avril
    • Groupes d’intérêt en Outaouais

    29 Janvier 2024

    Med 1• Présence en cours
    Med 2• Codes d’accès CISSSO
    • Communication avec les travailleurs de la santé et avertissement de la présence étudiante en clinique
    • Changements d’horaire de dernière minute
    • Espaces étudiants en clinique
    Med 3• AFMC Portal et stages à option
    • Clés DSQ
    Med 4• Entrevues, Match Day, et graduation
    • Services bureau SOURCES pour CARMs
    Wellness• Espaces étudiants en hôpital
    • Nouvelle consultante en bien-être
    Med Ed• OneDrive storage
    Other• Bottes d’hiver au campus
    • Accès salle 2008